Effektives Zeitmanagement ist für den wirtschaftlichen Erfolg unerlässlich und spielt eine zentrale Rolle in der modernen Arbeitswelt. Es beeinflusst, wie wir arbeiten, planen und letztendlich, wie erfolgreich wir sind.
Zeit als wirtschaftlicher Faktor
Jede Wirtschaft hat ihre Zeit. Zeit ist Geld. So lauten Sprichwörter der Ökonomen. Zeit ist neben Arbeit, Boden, Kapital und Information ein weiterer wirtschaftlicher Faktor, durch den die ersten vier Faktoren erst zu ihrem tatsächlichen Einsatzpotential gelangen. Die Geschichte lehrt uns, dass Arbeitskämpfe seit der Antike neben einem gerechten Lohn immer auch eine gerechte Arbeitszeit zum Inhalt hatten. Arbeit und Zeit waren immer kommunizierende Gefäße. Wie viel Stück einer Ware, wie viel Dienstleistung kann ein Arbeitnehmer pro Zeiteinheit, ob Sekunden, Minuten oder Stunden, leisten? Wie viele Stunden kann ein Arbeitnehmer pro Tag, Woche oder Monat, leisten? Wie viele Tage und Wochen hat ein Arbeitnehmer frei? All diese Fragen sind in der modernen Betriebswissenschaft Gegenstand operativer Planungen und des Ablaufs des täglichen Wirtschaftslebens. Arbeit und Freizeit sind dabei immer zwei Seiten einer Medaille.
Effektives Zeitmanagement und Produktivität
Heute ist kein Arbeitsablauf, ob in der Wirtschaft, in der Verwaltung oder etwa auch im Gesundheits- und Bildungswesen mehr möglich, wenn dem nicht ein effektives Zeitmanagement zu Grunde liegt. Dabei ist eine abgestimmte Planung zwischen allen Beteiligten erforderlich, um die Organisation von Ereignissen innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens sicherzustellen. Dieser Planungszeitraum steht in direkter Verbindung zum Planungsgegenstand, d. h. dem Objekt oder der Aufgabe, die geplant wird. Die zur Verfügung stehende Arbeitskraft eines einzelnen oder einer Gruppe von Arbeitnehmern ist das Planungssubjekt. Alle relevanten Planungsdaten für das Zeitmanagement sind in einem Planungshorizont erfasst, der sowohl die gegenwärtige als auch die zukünftige Zeit umfasst. Immer dann, wenn in einem bestimmten Arbeitszeitraum durch eine Produktionseinheit für Waren oder Dienstleistungen möglichst viele Aufgaben erfüllt werden können, kann man von einem hohen Grad an Produktivität sprechen.
Effizienz und Zeitmanagement in der Arbeitswelt
Die Zeit als wirtschaftlicher Faktor ist aber niemals etwas generell Abstraktes, sondern immer etwas individuell Konkretes. Die Arbeitnehmer und die Arbeits- und Freizeit müssen mit übergeordneten Planungsvorgängen in Übereinstimmung gebracht werden. Leerlaufzeiten und daraus entstehende Leerkosten sind das Feindbild aller betriebswirtschaftlich orientierten Arbeitsökonomen. Im individuellen und konkreten Kontext der Arbeitszeit begegnen wir verschiedenen Planungsprozessen auf betrieblicher oder konzernweiter Ebene, die Geschäftsverhandlungen mit Kunden und Lieferanten, innerbetriebliche Besprechungen, Geschäftsanbahnungen und -abschlüsse, sowie Arbeitsvorgänge bei der Warenproduktion und Dienstleistungsbereitstellung umfassen. Diese Planungen orientieren sich an Tages-, Wochen-, Monats- und Jahreskalendern.
Die Uhrzeit als die Grundlage messbarer Zeiteinheiten ist daher eine fundamentale Größe in der Arbeitsökonomie und damit im Zeitmanagement. Ist das Zeitmanagement effizient, dann kommt es zur zielorientierten und nachhaltigen Anwendung der jeweils in einer Branche verlangten Arbeitstechniken. Wird die zur Verfügung stehende Arbeitszeit optimal und sinnvoll sowie aufgabenorientiert genutzt, dann ist der Betrieb in der Lage, betriebswirtschaftlich optimal zu funktionieren. Historische und moderne Zeiterfassungssysteme illustrieren das kausale Spannungsverhältnis von “Zeit ist Geld” auf eindrucksvolle Weise. Von der alten Schiefertafel über die historische Stechuhr bis hin zur modernen digitalen Zeiterfassung, ob stationär oder mobil, alle funktionieren nach demselben Prinzip. Man kann Zeitguthaben ansparen und verbrauchen, hat Plus- und Minusstunden, und am Ende des Arbeitsmonats kann sich das für Arbeitnehmer und Unternehmer in Überzahlungen oder bei der Abarbeitung von Überstundenpauschalen in bare Münze verwandeln.
Zeitmanagement für Selbstständige und Führungskräfte
Auch bei der Ich-AG, dem klassischen Einzelunternehmer, oder bei Führungskräften in Unternehmen sind effiziente Arbeitsökonomie und Zeitmanagement das A und O eines funktionierenden Betriebes. Das gilt auch für Freiberufler, vom Arzt bis zum Rechtsanwalt oder Architekten. Tatsächlich stellt ineffizient genutzte Zeit im Management, in Dienstleistungen, im Handwerk und im Gewerbe eine Verschwendung dar. Im Gegensatz zur Materialverschwendung ist Zeitverschwendung absolut unwiederbringlich, ein Fakt, den der US-amerikanische Automobilindustrielle Henry Ford bereits in den 1920er Jahren eindrucksvoll in seinen Fabriken demonstrieren konnte. Deshalb ist bei diesen Gruppen diszipliniertes Selbstmanagement in Sachen Arbeit und Zeit gefragt, um eine entsprechende Produktivität aufbauen und über einen langen Zeitraum aufrecht erhalten zu können.
Umgang mit Zeit in einer digitalen und arbeitsteiligen Wirtschaft
Gerade Führungskräfte und Freiberufler sowie ihr Arbeitsumfeld sind deshalb oft von dem Spannungsverhältnis zwischen Monochronie und Polychronie betroffen. In unserer arbeitsteiligen und digitalen Wirtschaft wird von den Einzelnen nicht nur häufig verlangt, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen; dies geschieht auch oft in einem Umfeld, das von hoher Ablenkung geprägt ist. Planung und Terminorientiertheit geraten durch die überholende Kausalität oft ins Wanken, was dazu führt, dass methodische Arbeit sowie Pünktlichkeit und Genauigkeit verloren gehen. Das Prinzip der spontanen Ordnung herrscht vor. Dennoch können eine nachhaltige Zeitwirtschaft und gelebte Selbstdisziplin auch in kreativen wirtschaftlichen Bereichen, die ein hohes Maß an Flexibilität und ständige Interaktion mit Dritten erfordern, zu optimalen Ergebnissen führen.
Strategien für effektives Zeitmanagement
Die Reduzierung und Delegierung von Aufgaben spielt eine zentrale Rolle, ebenso wie sinnvolle Aufgabenteilungen und das Setzen von Prioritäten. Flexible Tagespläne mit zeitlichen Spielräumen tragen zur Effizienz bei. Zudem ist es wichtig, eine gesunde Fehlerkultur zu etablieren und Perfektionismus in einem ausgewogenen Verhältnis zu halten. Eine begleitende Dokumentation des Zeitmanagements rundet die Maßnahmen ab und kann zu positiven Ergebnissen führen.